Jak niszczyć firmowe dokumenty
Poniedziałek, 9 września 2024
Praktycznie każda firma codziennie generuje dużą ilość różnych dokumentów. Jest to związane z koniecznością dokumentowania na papierze umów, rozliczeń, potwierdzeń. Z biegiem jak czas mija niektóre dokumenty ulegają przedawnieniu i nie trzeba ich archiwizować w biurze. Warto więc znaleźć firmę, która będzie mogła zajać się skutecznym zniszczeniem takich dokumentów. Większość ważnej dokumentacji oczywiście będzie w firmie przechowywana przez ściśle określony czas, dopiero jak ten czas minie będzie można myśleć o zniszczeniu dokumentów. Jednak również to niszczenie musi przejść w taki sposób, by nie było obaw, że dokumenty trafią w niepowołane ręce.
Te dokumenty jakie firma generuje będą miały różny okres przedawniania. Terminy określone są w różny sposób.
Należy to najbardziej skomplikowanej i wymagającej uwagi. W jej skład wchodzą wszystkie faktury i kopie i księgi podatkowe, dokumentacja poboru i inkasu podatkowego. Zgodnie z ustawą trzeba ją przechowywać przez 5 lat.
Tutaj okres przechowywania zależy od rodzaju. Pierwsza sprawa to dokumenty zgłoszeniowe tutaj nie ma ustalonego terminu więc zakłada się, że trzeba je przechowywać przez cały okres prowadzenia działalności. Druga sprawa to dokumenty rozliczeniowe, które będzie trzeba przechowywać przez 10 lat. Ostatni rodzaj dokumentacji to dokumenty płatnicze, które stanowią dowód opłaty składek w terminie. Jako, że składki są podstawą kosztów i potwierdzają uprawnienie do emerytury trzeba je przechowywać do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych.
W jej skład wchodzą listy płac karty wynagrodzeń i inne dokumenty, które pokazują okres zatrudnienia, przechowuje się ja nawet przez okres 50 lat, od dnia zakończenia pracy danego płatnika. Z kolei dokumentacja pracownicza przez okres 5at.
Dokumentacja firmowa, po upływie tych terminów powinna być w sposób trwały zniszczona, tak by nie było możliwości, w której ktoś inny dostanie się do informacji jakie się w niej znajdują. W takiej sytuacji warto będzie skorzystać z usług firmy, która działa jako specjaliści w tej branzy i zajmuje się bezpiecznym niszczeniem dokumentów.
W czasie takiego procesu wszelkie standardy bezpieczeństwa zostaną zachowane. Na miejscu odbioru dokumentów dostarczane sa orki i plomby, w które będzie się pakować dokumenty. Zarówno wydanie dokumentów pracownikom tej firmy jak i ich niszczenie jest potwierdzone specjalnym protokołem. Całość procesu będzie realizowana przy pomocy profesjonalnej niszczarki.
Początek roku to taki odpowiedni moment, na to by uporządkować dokumentacje firmy. Jednocześnie będzie można przekazać ją do zniszczenia. Na początek jednak trzeba się skupić na tym, by odpowiednio te dokumenty przeanalizować. Zachowanie poufnych informacji dotyczących firmy, danych personalnych czy danych finansowych odnośnie pracowników i klientów powinno być bardzo istotne dla każdej firmy i warto będzie o tym pamiętać organizując w firmie pracę z dokumentami.
